Die Betriebskostenabrechnung ist jedes Jahr für viele Mieter ein Schock. Durch die in den letzten Jahren gestiegenen Preise für Wasser und Energie kommt die Betriebskostenabrechnung oft einer zweiten Miete gleich.
Mietvereine kommen häufig zu dem Schluss, dass fast die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen in Deutschland fehlerhaft ist. Kein Wunder also, dass Vermieter und Mieter um kein anderes Thema so häufig streiten, wie die Betriebskostenabrechnung.

Vielen Mietern ist oft nicht klar, welche Positionen zu den Betriebskosten gezählt werden dürfen und welche nicht. Grundsätzlich gilt, dass nur die in dem Mietvertrag genannten einzelnen Kostenpositionen umlagefähig sind. Hier hat der Vermieter allerdings kein freies Wahlrecht, sondern muss sich bei Wohnraum an die Kostenpositionen halten, die in der Betriebskostenverordnung genannt sind.

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören unter anderem:

• Grundsteuer
• Wasser- und Heizungskosten
• Aufzugswartung
• Entwässerung
• Beleuchtung
• Straßenreinigung
• Schornsteinfeger
• Gartenpflege
• Versicherungen
• Hausmeisterkosten
• Kosten der Hausreinigung
• Kosten der Ungezieferbekämpfung
• Kosten des Kabelanschlusses

Andere Betriebskosten sind grundsätzlich nicht umlagefähig. Hierunter fallen unter anderem:

• Hausverwaltung
• Bankgebühren
• Reparaturkosten

Grundsätzlich gilt, dass die Betriebskostenabrechnung für einen Mieter klar und verständlich sein muss. Die Gesetzgeber und die Rechtsprechung haben hierfür Vorgaben entwickelt, die eine Betriebskostenabrechnung erfüllen muss. Hierzu gehören als formelle Mindestangaben: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angaben und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt es bei einer oder allen Betriebskostenpositionen an der Einhaltung dieser formalen Kriterien, so ist die Betriebskostenabrechnung hinsichtlich der einzelnen betroffenen oder sogar hinsichtlich aller abgerechneten Betriebskostenpositionen unwirksam. Von besonderer Bedeutung ist dies insbesondere mit Blick auf die Abrechnungsfrist, denn ein formeller Fehler kann nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht mehr durch Erstellung einer neuen und dann korrekten Betriebskostenabrechnung geheilt werden.

Abrechnungszeitraum: Wenn nichts anderes in dem Mietvertrag vereinbart ist, dann gilt grundsätzlich das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum, wobei der Vermieter in einem Kalenderjahr auch mehrere Abrechnungen erteilten kann. In einem Extremfall kann dies soweit führen, dass der Vermieter jeden einzelnen Kalendermonat abrechnen kann.

Hierbei ist allerdings zu beachten, dass sich der Abrechnungszeitraum auf maximal 12 Monate erstrecken darf. Ein längerer Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich unzulässig und führt zur Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung.

Daneben ist es auch möglich, dass in dem Mietvertrag ein anderer Abrechnungszeitraum als das Kalenderjahr vereinbart ist. So kann zum Beispiel geregelt sein, dass der Abrechnungszeitraum die Zeit vom 01.10. eines Jahres bis zum 30.09. des Folgejahres sein soll.

Auch ist es rein theoretisch möglich, unterschiedliche Abrechnungszeiträume für einzelne Betriebskostenpositionen, wie zum Beispiel die Heizkosten, zu vereinbaren.

Verteilerschlüssel: Aus der Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter zudem erkennbar sein, nach welchem einzelnen Verteilerschlüssel der Vermieter die einzelnen Kostenpositionen auf den Mieter umgelegt hat. Als Verteilerschlüssel können zum Beispiel die Faktoren: Wohnfläche, erfasster Verbrauch, usw. in Betracht kommen.

Gesamtkosten: Befindet sich die Wohnung in einem Zwei- oder Mehrfamilienhaus, muss der Vermieter die Kosten des gesamten Hauses aufführen, unterschieden nach der jeweiligen Kostenposition.

Mieteranteil: Der Mieter muss nur den auf seine Wohnung entfallenden Anteil der Gesamtkosten tragen. Die Betriebskostenabrechnung muss eine Berechnung enthalten anhand derer der Mieter überprüfen kann, ob die Ermittlung des auf seine Wohnung entfallenden Kostenanteils korrekt vorgenommen wurde. Insoweit muss der entsprechende Rechenweg aus der Betriebskostenabrechnung ersichtlich sein.

Vorauszahlungen: Üblicherweise leistet ein Mieter jeden Monat eine Vorauszahlung für die Betriebskosten. Die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen müssen in der Betriebskostenabrechnung aufgelistet und von dem auf die Wohnung entfallenden Kostenanteil abgezogen werden, damit der Mieter klar erkennen kann, ob er mit einer Nachforderung belastet wird oder ob ihm ein Guthaben zugute kommt.

Abrechnungsfrist: Für die Betriebskosten ist bei Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung des Abrechnungszeitraums abzurechnen. Geht dem Mieter eine Abrechnung erst nach Ablauf dieses 12-monatigen Zeitraums zu, so kann der Vermieter von dem Mieter keine Nachzahlung beanspruchen, sollte sich eine solche aus der Betriebskostenabrechnung ergeben.

Nach Zugang der Betriebskostenabrechnung hat der Mieter dann wiederum grundsätzlich 12 Monate Zeit, um Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung zu erheben. Damit solche Einwendungen fundiert erhoben werden können, verlangt die Rechtsprechung zunächst, dass der Mieter von seinem Recht zur Einsichtnahme in die einzelnen Kostenbelege Gebrauch macht.

Der Vermieter ist insoweit verpflichtet, dem Mieter die Einsichtnahme in diese Belege zu gewähren.

Befindet sich der Wohnsitz des Vermieters und das Mietobjekt nicht an einem Ort, so hat der Mieter zusätzlich zu diesem Einsichtnahmerecht auch einen Anspruch darauf, dass ihm der Vermieter die Kostenbelege gegen Erstattung der Kopierkosten in Kopie übermittelt.

Die Einsichtnahme ist insbesondere deshalb von großer Bedeutung für den Mieter, da er dann, wenn eine Forderung aus einer Betriebskostenabrechnung Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens werden sollte, nur dann Einwendungen gegen die einzelnen Kostenpositionen erheben kann, wenn er zuvor von seinem Einsichtnahmerecht in die Belege bzw. von seinem Recht auf Übersendung von Belegkopien nachweisbar Gebrauch gemacht hat.

Überprüfung der Betriebskostenabrechnung

Der Bundesgerichtshof hat sich in den vergangenen Jahren des Öfteren mit der Frage zu beschäftigen gehabt, welche einzelnen Kostenpositionen im Rahmen einer Betriebs-/Heizkostenabrechnung für Wohnraum und Gewerberaummietflächen abrechnungsfähig sind und welche Anforderungen bzw. Kriterien eine solche Abrechnung im Einzelnen erfüllen muss.

Dabei wird zwischen formellen und materiellen Voraussetzungen unterschieden.

Fehlt schon eine formelle Voraussetzung, dann ist die Betriebs-/Heizkostenabrechnung meist insgesamt nichtig. Eine Nachforderung wird dann nicht geschuldet. Gleichwohl kann ein Guthaben beansprucht werden.
Hingegen führt ein Fehler bei den materiellen Kriterien nur dazu, dass die Betriebs-/Heizkostenabrechnung angepasst werden kann/muss, sich also das rechnerische Ergebnis zugunsten oder zulasten des Mieters bzw. Vermieters verändern kann.

Damit die formellen Kriterien an eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung und auch Heizkostenabrechnung erfüllt sind gehört hierzu, dass

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten erfolgt,
• Angaben und Erläuterungen zum Verteilerschlüssel,

und

• eine Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils vorhanden sind

und

• der Abzug der vorgenommenen Vorauszahlungen erfolgt ist.

Fehlt es an einem dieser Kriterien, so handelt es sich schon nicht mehr um eine Betriebs-/Heizkostenabrechnung im formellen Sinne.

Dagegen können die Fehler im materiellen Bereich durchaus unterschiedlicher Natur sein. Wenn ein falscher Verteilerschlüssel gewählt wurde, so führt dies regelmäßig nur zur Anpassung des rechnerischen Ergebnisses. Gleiches gilt für den Fall, dass einzelne Kostenpositionen überhöht in Ansatz gebracht worden sind.

Wir raten deshalb immer dazu, dass der Mieter von seinem Recht auf Einsichtnahme in die Kostenbelege Gebrauch macht, die der Betriebs-/Heizkostenabrechnung zugrunde gelegt worden sind. Ein solches Einsichtsrecht besteht dann, wenn sich das Mietobjekt und die Verwaltungsniederlassung des Vermieters im gleichen Ort oder in einer näheren räumlichen Umgebung befinden. Wenn dies nicht der Fall ist, also eine größere räumliche Entfernung zwischen beiden besteht, dann hat der Mieter sogar einen Anspruch auf Übersendung der entsprechenden Kostenbelege in Kopie gegen Kostenerstattung.

Dies gilt insbesondere im Hinblick darauf, dass der Mieter nur dann mit Einwendungen gegen die Abrechnung gehört wird, wenn er zuvor von seinem Recht auf Einsichtnahme in die der Betriebskostenabrechnung zugrunde gelegten Belege Gebrauch gemacht hat. Macht der Mieter von diesem Einsichtnahmerecht keinen Gebrauch, so wird kein Amtsgericht seinen Einwendungen folgen, weil es dann nämlich die Auffassung vertreten wird, dass diese Einwendungen aus der Luft gegriffen sind. Etwas anderes ergibt sich nur, wenn derartige Einwendungen auf offenkundige Tatsachen Bezug nehmen oder sich notfalls durch Zeugen oder sonstige Dokumente beweisen lassen.

Maßgeblicher Verteilerschlüssel für die Abrechnung der Kosten ist das Verhältnis der gesamten vermieteten Fläche zu der Wohnfläche, die auf den angemieteten Bereich entfällt. Das Gesetz spricht somit davon, dass die Betriebskosten grundsätzlich nach Quadratmetern zu verteilen sind. Wenn eine hiervon abweichende Regelung getroffen werden soll, so muss dies vertraglich vereinbart werden. Es ist dann also eine entsprechende Regelung in den Mietervertrag aufzunehmen.

Der BGH hat auch jüngst erst entschieden, dass bei der Abrechnung von Betriebskosten nicht die in dem Mietvertrag zugrunde gelegte Wohn- oder Nutzfläche maßgeblich ist, sondern die tatsächliche.Sollten Sie somit herausfinden, dass Ihre tatsächliche Wohnfläche kleiner ist, als die in der Betriebskostenabrechnung ausgewiesene, so würde dies schon zu einer Korrektur des rechnerischen Ergebnisses führen.

Gleiches gilt für den Fall, dass der Vermieter nicht auf Basis von Quadratmetern die Betriebskosten verteilt hat, sondern nach einem wie auch immer gearteten Verbrauchsschlüssel. Geläufig ist in diesem Zusammenhang der sog. Personenschlüssel, der allerdings nur dann zugrunde gelegt werden kann, wenn er im Mietvertrag entsprechend vereinbart und definiert worden ist.

Was den Abrechnungszeitraum anbelangt, so gilt, dass höchstens ein Abrechnungszeitraum von einem Jahr einer Betriebs-/Heizkostenabrechnung zugrunde gelegt werden kann. Verhält sich die Abrechnung über einen längeren Zeitraum, so liegt ebenfalls ein nicht mehr zu heilender Fehler vor. Zulässig ist es allerdings hingegen, dass der Vermieter mehrere Abrechnungen in einem Jahreszeitraum erstellt.

Üblicherweise wird als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr gewählt. Abrechnungsfähig sind alle Kosten, die in diesem Kalenderjahr entstanden sind. Die Abrechnung der Betriebskosten muss dann innerhalb von 12 Monaten nach Ende des abzurechnenden Zeitraums erfolgen. Wenn der Abrechnungszeitraum somit das Jahr 2017 war bzw. ist, dann muss die Abrechnung der auf diesen Abrechnungszeitraum entfallenden Betriebskosten bis zum 31.12.2018 erfolgen.

Die Vermieter sollten darauf achten, dass sie den Nachweis führen können, dass den Mietern innerhalb dieser Abrechnungsfrist die Betriebs-/Heizkostenabrechnung zugegangen ist.

Die Mieter wiederum haben nach Zugang der Betriebs-/Heizkostenabrechnung ein Jahr Zeit um Einwendungen gegen die Betriebs-/Heizkostenabrechnung zu erheben.

Damit die Mieter nicht Gefahr laufen, dass der Vermieter aufgrund der getätigten Einwendungen noch innerhalb der Abrechnungsfrist seine Abrechnung (in formaler oder materieller Hinsicht) korrigiert, sollten diese Fristen möglichst ausgeschöpft werden.

Dies sind nur einige Gesichtspunkte, die uns im Zusammenhang mit diesen Problemkreisen im täglichen Arbeitsalltag begleiten. Wir sind noch gar nicht auf die einzelnen abrechnungsfähigen Kostenpositionen nach der Betriebskostenverordnung eingegangen und auch noch nicht auf den Gesichtspunkt, dass die Vermieter auch Tätigkeiten in Eigenleistung erbringen und hierfür Kosten abrechnen können, als wären diese Leistungen durch ein Unternehmen erbracht worden.

Das Thema der Betriebskosten stellt sich als hochkomplex und in rechtlicher Hinsicht anspruchsvoll dar. Bei Rückfragen zu diesem Themenkreis der Betriebs-/Heizkostenabrechnung steht Ihnen Herr Rechtsanwalt Kauder als Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht in Bochum zur Verfügung.